立刻云貨代系統—電子文檔功能的使用說(shuō)明
一、名詞解釋
1、電子文檔
電子文檔是立刻云系統內的一項功能，通過(guò)電子文檔功能，可以將跟單票訂單相關(guān)的所有電子文檔，如：PDF、JPG、WORD、EXCEL，甚至是壓縮包、視頻等文件，存儲到對應的訂單下。
注：主要推薦存儲JPG格式（存儲界面右側可預覽），其次是PDF格式，其他格式也可以存儲。
2、文檔類(lèi)別
文檔類(lèi)別是立刻云系統內，用于存儲每票訂單相關(guān)電子文檔的分類(lèi)標準，默認含：操作、報關(guān)、財務(wù)，3大類(lèi)，系統管理員可以自定義更多分類(lèi)。
注：支持對文檔類(lèi)別進(jìn)行權限設置，給不同權限的人員授予不同文檔類(lèi)別的存儲、查看權限。
3、文件類(lèi)型
文件類(lèi)型是對電子文檔功能下存儲的每一個(gè)文件具體屬性的標記，比如：報關(guān)單、簽收單、貨物照片等等，特別推薦針對JPG和PDF進(jìn)行文件類(lèi)型的標記，其他文件格式可根據本公司需要決定是否要進(jìn)行文件類(lèi)型的標記。
注：JPG和PDF進(jìn)行文件類(lèi)型的標記后，后續可以選配外網(wǎng)查詢(xún)、微信推送等功能，允許客戶(hù)查詢(xún)下載。
二、立刻云貨代系統內大致有3種方式可以打開(kāi)電子文檔功能
第一種：依次點(diǎn)擊【文檔】-【電子文檔】，然后輸入需要存放文檔資料的訂單工作號或其他號碼，點(diǎn)擊【檢索】按鈕。如圖（1）
圖（1）
第二種：也可以依次點(diǎn)擊【訂單】—【訂單中心】，選中需要錄入電子文檔資料的訂單，然后點(diǎn)擊上方的【電子文檔】按鈕。如圖（2）
圖（2）
第三種：還可以在某個(gè)具體的訂單中，點(diǎn)擊上方的【電子文檔】按鈕。如圖（3）
圖（3）
三、接下來(lái)，我們演示如何使用電子文檔功能，大致有4種方式
首先，第一種方式：點(diǎn)擊①【掃描設置】按鈕，設置好對應的掃描設備。
需要注意的是，選購的掃描儀一定要支持TWAIN驅動(dòng)。比如我們本次演示所使用的掃描儀型號為：HP LaserJet Pro MFP M226dn 激光多功能一體機，支持單頁(yè)掃描和多頁(yè)連續掃描。
設置好掃描儀后，再去點(diǎn)擊②【掃描文檔】按鈕即可完成掃描，之后點(diǎn)擊③【保存】按鈕，完成電子文檔的存儲。如圖（4）
圖（4）
第二種方式：點(diǎn)擊【文件導入】按鈕，可以選擇導入文件的路徑，導入相關(guān)的電子文件，導入支持所有類(lèi)型的文件格式，但單個(gè)文件大小不可以大于20MB。這里的“文件導入時(shí)啟用圖片優(yōu)化和導入后刪除原文件”兩個(gè)選項，可以根據需要勾選后，再點(diǎn)擊【文件導入】按鈕。如圖（5）
圖（5）
上方的【文件類(lèi)型】可以方便我們對導入的文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，比如：簽收單、報關(guān)單等，也可以在文件導入之后，再逐條選擇文件所對應的類(lèi)型，后續如果開(kāi)通外網(wǎng)查詢(xún)功能時(shí)，可以將PDF和JPG格式的電子文檔，通過(guò)文件類(lèi)型這一選項對外展示。如圖（6）
圖（6）
第三種方式：還可以批量導入某個(gè)文件夾內的所有文檔，點(diǎn)擊框中的三個(gè)點(diǎn)，選中需要的文件夾，將多個(gè)文件放置于此文件夾內，然后點(diǎn)擊【批量導入】按鈕，這里注意，批量導入后，會(huì )刪除此文件夾內的所有文件。如圖（7）
?圖（7）
第四種方式，從電腦上復制一個(gè)文件，然后點(diǎn)擊【粘貼文件】按鈕，可以直接粘貼此文件到系統中。如圖（8）
圖（8）
另外，點(diǎn)擊【下載全部文件】按鈕，還可以把立刻云系統中的電子文檔下載到本地電腦上，默認下載到軟件安裝目錄下的“Temp\Eledoc”，需要注意的是：在下載某一票時(shí)，上一次下載的文件會(huì )被自動(dòng)清空。如圖（9）、圖（10）
圖（9）
圖（10）
點(diǎn)擊上方①【進(jìn)入歸檔模式】，再點(diǎn)擊②【錄入歸檔號】按鈕，錄入編號后點(diǎn)擊③【保存】按鈕，可以將不同的文檔類(lèi)別進(jìn)行歸檔，點(diǎn)擊④【歸檔歷史查詢(xún)】，可以通過(guò)歸檔號進(jìn)行查詢(xún)。如圖（11）
圖（11）
?以下是對應的視頻介紹：